Una de las preguntas más habituales al empezar una actividad como autónomo es «¿Puedo meter este gasto?». Aclarar cuáles son los gastos deducibles de autónomos es fundamental para evitar errores y aprovechar las ventajas fiscales.
La respuesta no depende sólo de si tenemos un ticket o una factura completa, ni siquiera de si el gasto es razonable con nuestra actividad. Para que Hacienda admita un gasto, hay que acreditar su relación con la actividad y que se ha documentado y registrado correctamente.
En el caso de los autónomos que tributan en estimación directa, que es el caso más habitual, el criterio de Hacienda es aparentemente sencillo, y lo repite en prácticamente todas las consultas vinculantes que emite sobre esta cuestión. Un gasto es deducible cuando es necesario para obtener los ingresos de tu actividad. Pero hay reglas específicas cuando el gasto tiene también un uso personal, como teléfonos móviles, ordenadores, vehículos, etc.
En BeTax estamos a tu disposición para ayudarte a conocer cuáles de tus gastos pueden ser deducibles a través de nuestros planes.
Importante antes de seguir: Un mismo gasto puede tener un tratamiento diferente para deducirlo en el IVA y para deducirlo en el IRPF. Cada uno tiene sus propias reglas específicas.
Los cuatro requisitos básicos para que un gasto sea deducible:
Antes de incluir un gasto deducible en tu contabilidad como autónomo, conviene revisar estos cuatro puntos:
- Tiene que estar vinculado a la actividad: Es decir, tiene que servir para desarrollar tu trabajo, prestar servicios, fabricar o vender productos, etc. Cada caso concreto permitirá deducir gastos diferentes.
- Debe estar justificado: Como regla general, se necesitará una factura completa emitida a tu nombre o el de la empresa. Normalmente un ticket no es suficiente, y si sólo tienes eso, lo ideal es acompañarlo de más pruebas como el justificante bancario de ese gasto.
- Debe estar registrado: El gasto tiene que aparecer en el libro registro o en la contabilidad que te corresponda.
- Debe imputarse al ejercicio correcto: Normalmente se deduce en el año y trimestre que corresponde, siguiendo el criterio del devengo.
El criterio del devengo implica que no importa cuándo se mueva el dinero; Un gasto o un ingreso se deben declarar cuando nazca la obligación de pagarlo. Aunque no hayas cobrado o pagado algo, deberás anotarlo cuando haya obligación de entregar o prestar el servicio.
Gastos que suelen ser deducibles
- 1. Cuotas de autónomos y seguros vinculados a la actividad
Las cuotas de autónomo son gastos deducibles de autónomos. No necesitarás en este caso factura porque no se emite.
Los seguros de responsabilidad civil profesional, del local o de los equipos también son deducibles.
El seguro médico tiene una regla propia, ya que sólo son deducibles las primas que satisfaga el autónomo para él, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él hasta el límite de 500 euros por persona asegurada. El límite se eleva hasta 1.500 euros por persona con discapacidad.
- 2. Alquiler del despacho, gastos de coworking y suministros profesionales.
Si trabajas desde un despacho o local alquilado para realizar la actividad, el alquiler, la comunidad, la electricidad, internet, limpieza o reparaciones pueden ser deducibles en la medida en la que correspondan al negocio.
En este bloque encajan también los puestos de coworking, alquiler de salas para reuniones, o las líneas de teléfono o internet específicas para trabajar. En el caso de usar la línea también para fines personales deberá aplicarse una proporción razonable y defendible.
- 3. Material, herramientas y consumibles.
Son ejemplos habituales de este grupo:
- a. Material de oficina, papelería y embalaje
- b. Materias primas, mercancía, productos
- c. Herramientas, licencias de software, dominios web, alojamientos, plataformas de gestión, diseño, almacenamiento en la nube a través de Google Drive, OneDrive, iCloud o similares.
- d. Publicidad, página web, fotografía de producto, campañas en redes sociales, comisiones de plataformas.
- e. Honorarios de gestoría, asesoría, abogados u otros profesionales contratados para la actividad.
¿Puedo deducirme el ordenador?
Hay gastos deducibles de los autónomos que son más complejos que otros. En el caso de que compres un bien que vas a utilizar durante varios años y que pueda considerarse un bien de inversión, como es el caso de los ordenadores, maquinaria específica o herramientas de trabajo como puede ser una cámara para un fotógrafo, el gasto suele seguir una regla diferente, que es la de la amortización frente a la deducción completa. Esto quiere decir que el bien está sujeto a la deducción anual de una parte de su valor hasta que alcance su valor total. Esta regla se aplica sólo en el IRPF.
- 4. Formación, colegiación y desplazamientos profesionales.
La formación relacionada con la actividad es deducible. En este grupo se encuentran cursos técnicos, congresos, seminarios, libros o revistas profesionales. La regla es que tiene que existir una conexión clara con el trabajo o con una línea real de la actividad. Un abogado podrá deducirse un curso de especialización en Derecho Penal, pero en principio no un curso de piano. Un músico, en cambio podrá deducirse el segundo pero no el primero.
Los gastos de desplazamiento profesional son también un gasto deducible. Billetes de avión, tren, taxi, alojamiento, peajes, aparcamiento o alquiler de vehículo pueden deducirse. No obstante, nuestra experiencia profesional demuestra que es un gasto especialmente analizado por la Administración tributaria. Nuestra recomendación es acreditar la necesidad de estos gastos guardando la factura completa de los servicios, y pruebas del motivo del desplazamiento, como correos, descripciones del evento y similares.
Trabajar desde casa: Vivienda y suministros como gasto deducible
El auge del teletrabajo ha hecho que surjan preguntas sobre si los gastos del hogar pueden ser gastos deducibles para los autónomos. «Si utilizo internet y electricidad para trabajar debería poder deducírmelos aunque los use para el resto de mi vida personal, ¿No?»
La realidad con Hacienda suele ser más tozuda y más estricta, como era de esperar. Para poder deducir los gastos del hogar de manera satisfactoria sería necesaria una norma clara que determinara un porcentaje claro en atención a la actividad realizada. Para impedir que se usara en fraude el teletrabajo con intención de deducir gastos personales, Hacienda dice lo siguiente en consultas vinculantes como la V0257-21:
«La normativa reguladora del IRPF permite la afectación parcial de elementos patrimoniales divisibles, siempre que la parte afectada sea susceptible de un aprovechamiento separado e independiente del resto. Cumpliéndose esta condición, se podrá afectar la parte de la vivienda que se utilice para el desarrollo de la actividad económica.
Esta afectación parcial supone que el contribuyente podrá deducirse los gastos derivados de la titularidad de la vivienda, como pueden ser amortizaciones, IBI, tasa de basuras, comunidad de propietarios, etc., proporcionalmente a la parte de la vivienda afectada y a su porcentaje de titularidad en el inmueble referido.»
En relación con los gastos derivados de los suministros de la vivienda habitual (…) el artículo 11 de la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo (…) ha quedado redactada de la siguiente forma:
“5.ª Tendrán la consideración de gasto deducible para la determinación del rendimiento neto en estimación directa:
b) En los casos en que el contribuyente afecte parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de la actividad económica, los gastos de suministros de dicha vivienda, tales como agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.
Esto quiere decir que para poder deducir los gastos del hogar es necesario afectar (es decir, vincular legalmente) la parte de la vivienda que usemos para trabajar a nuestra actividad económica. Si usamos una habitación que representa el 20% de los metros de nuestra vivienda, podremos deducir un 30% del 20% de los suministros y gastos del hogar Esto viene a ser un 6% del gasto total. En el caso de que el inmueble es nuestro en un 50%, sólo podremos deducir el 3%. Si hablamos de gastos de titularidad (IBI, Comunidad, Tasa de basuras, etc.) Podremos deducir el 20% de los gastos.
Coche, gasolina y otros gastos deducibles de vehículos: El punto más delicado.
Si tuviéramos que elegir entre los gastos deducibles en los autónomos cuál es el que más comprobaciones genera, sin duda serían los vehículos. En el IRPF la regla general es que el vehículo tiene que estar afecto de manera exclusiva a la actividad para poder considerar como gastos deducibles su amortización, seguro, combustible, reparaciones o mantenimiento.
No se podrá considerar como tal un vehículo que se use simultáneamente para realizar actividades profesionales y para fines personales, aunque el uso personal sea menor.
Hay supuestos en los que existe una presunción de que los vehículos se utilizan para fines profesionales. El Tribunal Económico Administrativo Central ha señalado recientemente que:
«Cuando se trate de vehículos mixtos cuyas características físicas (carrocería, rotulación exterior, aspecto físico, etc.) y las circunstancias concurrentes (actividad económica desarrollada, o cualquiera otra relevante) apunten a una dedicación de los mismos a la actividad económica de su propietario, deberán presumirse como afectos a la misma; lo que no impedirá que la Administración tributaria pueda negar esa afectación presunta si prueba que se dedican fundamentalmente a un uso particular.»
Resolución 00/04214/2024/00/00 del TEAC
Esto quiere decir que para algunos supuestos se presume que hay afectación del vehículo. Cuando tenemos una furgoneta rotulada con el nombre de una empresa destinada al transporte de mercancías, la lógica nos lleva a pensar que ese vehículo realiza una actividad profesional y que sus gastos son deducibles. No obstante, Hacienda podría probar lo contrario. En el resto de los supuestos, la situación es la inversa, somos nosotros, como profesionales, quienes debemos probar que el vehículo está afecto a la actividad económica. La experiencia nos demuestra que la Administración suele pedir pruebas muy exigentes: Registro de Kilómetros, comunicaciones con clientes, etc.
En el caso del IVA, la regla es diferente. Para turismos existe una presunción de que el vehículo se usa al 50% para fines profesionales, permitiendo la deducción del 50% de la cuota de IVA. No obstante, este gasto, por su entidad, es aconsejable planificarlo con tu asesor antes de tomar una decisión.
Comidas y dietas del propio autónomo
Las comidas del autónomo es otro de los gastos de difícil prueba y habitual confrontación con Hacienda.
En principio, los gastos de comidas del autónomo son deducibles, pero deben cumplir los siguientes requisitos:
- Deben ser gastos del propio autónomo y realizarse durante un desplazamiento por motivos de la actividad.
- Tienen que producirse en establecimientos de restauración y hostelería
- Deben pagarse con un medio electrónico de pago (Olvídate de pagar en efectivo)
- No puede superar los límites reglamentarios de las dietas exentas de los trabajadores (Que ya adelantamos que no son muy altos).
Como referencia, los límites diarios generales son 26,67 euros en España sin pernocta (es decir, sin hotel), y 53,34 euros si hay pernocta. En el extranjero, la ley entiende que vas a gastar más, y el límite se sitúa en 48,08 euros sin pernocta y 91,35 con ella. El exceso no es deducible.
Las comidas ordinarias cerca de su lugar de trabajo no se convierte por sí mismos en gastos deducibles del autónomo, hay que justificar el desplazamiento y la relación con la actividad.
Gastos que no suelen ser deducibles:
Tener facturas completas no es sinónimo de que esos sean gastos deducibles para cualquier autónomo. Los siguientes gastos generan problemas si no existe una vinculación profesional clara:
- Ropa de calle, aunque se use para trabajar, aunque con precisiones, ya que la Adminstración ha llegado a considerar deducibles los gastos de un traje a medida para un abogado (STSJ CAT 6995/2023). Debe valorarse caso por caso porque la doctrina no es del todo clara.
- Comidas personales o invitaciones sin motivo profesional acreditable.
- Multas, sanciones, recargos o donativos.
- Gastos de ocio, vacaciones, o regalos de carácter personal.
- Gastos del hogar no vinculados a una parte declarada como afectada a la actividad.
- Compras con un uso personal relevante sin aplicar ni poder defender una proporción profesional real cuando corresponda.
El 5% de los gastos de difícil justificación
Quienes tributan en estimación directa simplificada pueden aplicar, además de sus gastos reales, un porcentaje del 5 % del rendimiento neto previo en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000 euros anuales.
No es necesario aportar facturas específicas para ese porcentaje, pero tampoco sustituye a registrar los gastos reales ni permite duplicar un gasto ya contabilizado.
En BeTax tenemos las herramientas necesarias para calcular este porcentaje trimestre a trimestre, adaptando la cuota trimestral a estos gastos a los que tienes derecho, pero que normalmente se dejan para la Declaración de la Renta.
Errores frecuentes que conviene evitar
Entre los errores que más nos encontramos en relación con los gastos deducibles de los autónomos, en la práctica habitual de la asesoría, el más habitual es acumular tickets sin factura. Pide siempre factura completa con tus datos fiscales cuando el gasto sea relevante o quieras deducir el IVA. También es frecuente pagar gastos profesionales desde una cuenta personal y perder después el rastro; no lo impide necesariamente, pero una cuenta o tarjeta separada facilita mucho la prueba y el control.
Otro error es esperar a la declaración de la Renta para ordenar los gastos. Lo más seguro es revisarlos de forma periódica, clasificar las facturas y corregir a tiempo cualquier dato incompleto.
Una regla práctica antes de deducir cualquier gasto
Pregúntate: ¿Podría explicar en una comprobación de Hacienda para qué necesitaba este gasto en mi actividad y demostrarlo con documentos? Si la respuesta es clara, tienes factura y el gasto está registrado, probablemente estás ante un gasto deducible. Si la respuesta depende de una explicación forzada o del uso personal, conviene revisarlo antes de incluirlo.
En BeTax revisamos los gastos deducibles de los autónomos con un criterio práctico: aprovechar los gastos realmente vinculados a tu actividad sin asumir riesgos innecesarios. Si tienes dudas sobre un gasto concreto, puedes consultarnos antes de incorporarlo a tu contabilidad.
Por Javier Gradín, asesor fiscal en BeTax
